V dnešním rychle se měnícím světě podnikání se někdy zdá, že potřebujete křišťálovou kouli, abyste pochopili a naplánovali budoucnost. Koordinace mezi potřebami projektu a dostupností a dovednostmi týmu vyžaduje plánování a důkladné pochopení prognózování práce. Prognózování zdrojů slouží právě k tomuto účelu: pomáhá organizacím a týmům pochopit, jak vhodně rozdělit zdroje se zaměřením na plánování do budoucna.
Monday.com vám pomůže vizualizovat vaše zdroje, takže předpovídání zdrojů bude snadné a stane se nedílnou součástí vašich pracovních postupů. V tomto blogu se budeme zabývat prognózováním zdrojů, proč je potřeba a jak vám s tím může pomoci služba monday.com.
Co je prognózování zdrojů?
Předpověď zdrojů je nedílnou součástí řízení zdrojů v projektovém řízení. Lze jej považovat za první krok, který pomáhá předvídat budoucí potřeby zdrojů společnosti: pracovní síly, materiálu a dalších zdrojů.
Předvídání zdrojů vám pomůže ušetřit čas a úsilí a zabránit plýtvání tím, že pochopíte potřeby organizace a odhalíte problémy dříve, než nastanou. K tomu potřebujete znát aktuální údaje, trendy a vzorce vaší společnosti, které vám pomohou činit informovaná rozhodnutí o tom, co dělat dál.
Význam prognózování zdrojů
Řízení projektů a zdrojů nemůže probíhat ve vakuu. Když se tým zaváže k novému projektu, musí vědět, že má k dispozici zdroje: Je k dispozici dostatek členů týmu, aby projekt zvládli a dodrželi termíny? Jsou k dispozici materiály potřebné k dokončení projektu? To jsou jen některé z otázek, které si musí projektoví manažeři během plánování klást.
Předpověď zdrojů analyzuje budoucí požadavky na zdroje, aby se týmy mohly vyhnout nedostatku nebo nadbytku zaměstnanců, minimalizovat plýtvání materiálem a sladit cíle s dostupnými zdroji.
Rozdíl mezi prognózováním a plánováním zdrojů
Prognózování a plánování zdrojů se často používají zaměnitelně. Slouží však dvěma různým účelům.
Jak jsme již zmínili, prognóza zdrojů analyzuje budoucí potřeby a podle toho upravuje plány nebo v případě potřeby poskytuje více zdrojů.
Plánování zdrojů zahrnuje přidělování zdrojů na základě těchto prognóz. Prognózování je důležitým krokem před vlastním plánováním alokace zdrojů.
Přínosy prognózování zdrojů
Existuje mnoho důvodů, proč by všechny organizace měly používat prognózování zdrojů jako součást své strategie řízení zdrojů. Zde jsou některé z nich:
1. Získejte jasný přehled o tom, jak projekt pokračuje.
Předvídání zdrojů vám umožní podívat se na projekty v budoucnosti a podle toho plánovat. To je důležité pro zvýšení efektivity díky předvídání budoucích požadavků na zdroje a také pro pocit kontroly nad tím, co se v budoucnu stane.
2. Moudře rozhodovat o personálním obsazení
Nábor člena týmu může trvat dlouho. Předvídání zdrojů pomáhá týmům pochopit, kdy jejich pracovní zátěž na projektu překročí kapacitu týmu, aby mohly zahájit proces náboru dříve, než bude pozdě. Pomáhá také při rozhodování o rozpočtu, protože členové týmu jsou přijímáni pouze tehdy, když je to skutečně nutné.
3. Spokojenost zaměstnanců
Předvídání zdrojů pomáhá předcházet vyhoření tím, že zaměstnancům přiděluje správné množství práce a pomáhá jim pochopit, jaké budou jejich úkoly v budoucnu. Zaměstnanci se navíc mohou soustředit na své odborné oblasti a koordinovat projekty podle své dostupnosti.
4. Dělejte chytrá rozhodnutí
Jasná vize budoucích potřebných zdrojů pomáhá společnostem přijímat strategičtější, informovanější a na datech založená rozhodnutí. Z toho mají prospěch všichni: tým, vedení i zákazníci.
Najlepsze praktyki prognozowania zasobów
Jste připraveni začít předpovídat zdroje? Zde je několik osvědčených postupů.
- Použijte historická data: Přidejte do svého softwaru pro řízení projektů historická data, která vám pomohou pochopit, jak váš tým pracoval v minulosti. To zahrnuje čas přidělený projektům, typy projektů, na kterých se pracovalo současně, kapacitu týmu atd. Nezapomeňte naučit členy týmu, jak data sledovat a zaznamenávat, aby všichni mluvili stejným jazykem.
- Používejte software pro sledování času: Ujistěte se, že členové týmu zaznamenávají čas strávený na jednotlivých projektech, abyste měli lepší přehled o tom, jak jsou přidělovány zdroje v budoucích projektech.
- Podívejte se na úroveň jednotlivců i týmu jako celku: Pohled na údaje každého člena týmu pomůže vedoucím týmů pochopit, kdo je přepracovaný a kdo ne. To může v budoucnu pomoci vyvážit zdroje.
- Zapojení zúčastněných stran: Při prognózování zdrojů je důležitý také přechod na makroúroveň. Zapojení různých oddělení a zainteresovaných stran pomůže získat komplexní pohled a pochopení procesu prognózování.
- Využívání pokročilého softwaru, jako je například monday.com: Software, jako je například monday work management, nabízí širokou škálu funkcí, které pomáhají sledovat, chápat data a předpovídat jednoduchým a estetickým způsobem.
Používání webu monday.com k předpovídání zdrojů
Monday Work Management přebírá všechna vaše data a informace a organizuje je tak, aby bylo předvídání zdrojů jednodušší než kdykoli předtím. Ve společnosti monday.com věříme ve sdílení dat (a jejich přikrášlování!), abyste přesně pochopili, jak využíváte zdroje a jak byste je měli rozdělovat v budoucnu.
Podívejme se na některé funkce, které vám pomohou s předpovědí zdrojů.
Sloupec pro sledování času
Sledování času v pondělní správě práce je jednoduché. Stačí přidat příslušný sloupec na řídicí panel a požádat členy týmu, aby zaznamenávali svůj čas (buď v reálném čase, nebo ručně dodatečně). Jedná se o důležitý první krok k pochopení toho, jak jsou zdroje aktuálně využívány.
Pochopení dostupnosti týmu prostřednictvím zobrazení pracovní zátěže
Toto zobrazení pomáhá vizualizovat a sledovat hodiny, které členové týmu věnují konkrétnímu úkolu nebo projektu. Na první pohled tak získáte cenné informace, které vám umožní pochopit, kdo je k dispozici a kdo ne.
Zobrazení sloupců a časové osy
Sloupec (a zobrazení) časové osy vám pomůže nastavit harmonogramy projektů nyní i v budoucnu. To je důležité, abyste si mohli představit, které projekty probíhají v jakém čase a zda se nepřekrývají, což vede k zatížení zdrojů.
Přístrojové panely
Dashboardy umožňují propojovat informace a shromažďovat informace z více dashboardů, takže všechny potřebné informace jsou k dispozici na jedno kliknutí. Zobrazte si pokrok svého týmu, nadcházející projekty a mnoho dalšího.
Začněte plánovat budoucnost ještě dnes s monday.com
Předvídání zdrojů je důležitým nástrojem, který pomáhá týmům udržet si kontrolu nad svým časem a energií a samozřejmě zajistit, že jsou na cestě k úspěchu.
Pomocí monday work managementu pro řízení zdrojů a prognózování mohou týmy získat cenné poznatky a přijímat rozhodnutí založená na datech o jakémkoli aspektu cyklu řízení projektu. Na co čekáte? Je čas začít s prognózováním…
