V oblasti projektového řízení je pro úspěch rozhodující udržovat si komplexní pohled na všechny probíhající projekty z ptačí perspektivy. Řízení rizik projektového portfolia je koncept, který pomáhá organizacím identifikovat, analyzovat a reagovat na rizika v rámci portfolia, aby mohly dosáhnout cílů a vytvořit strategie do budoucna.
Pro efektivní zavedení řízení rizik portfolia je důležité používat technologické nástroje, jako je například monday.com. V tomto článku se podíváme na řízení rizik portfolia v projektovém řízení, proč je důležité, jak ho implementovat a jak nám může pomoci monday.com.
Co je řízení rizik portfolia?
Řízení portfoliových rizik je proces dohledu a zmírňování rizik v rámci celé řady projektů (portfolia) společnosti. Tento proces zahrnuje identifikaci, hodnocení, měření a řízení rizik v rámci portfolia. Je to důležité, protože pokud společnost není schopna rozpoznat a řídit rizika, může to mít vliv na úspěšnost projektů a v konečném důsledku i na strategické cíle a plány.
Řízení rizik projektu versus portfolia
Hlavní rozdíl mezi řízením rizik projektu a portfolia spočívá v jejich rozsahu a účelu. Řada organizací pravidelně zavádí řízení projektových rizik. Jedná se o sledování projektů, zjišťování jejich příležitostí a rizik a provádění příslušných změn. To může provádět projektový manažer nebo vedoucí týmu a je to poměrně snadné na zavedení.
Řízení portfoliových rizik vyžaduje pohled a přístup na makroúrovni. To znamená, že vzhledem ke složitosti strategického slaďování a plánování je třeba zapojit i vyšší členy týmu. Řízení portfoliových rizik zahrnuje širší pohled a chápe, jak může každý projekt ovlivnit ostatní a celkový stav portfolia projektů.
Přečtěte si také: Řízení portfolia versus řízení projektů
Proč zahrnout řízení rizik portfolia do své projektové strategie?
Začlenění řízení rizik do procesu řízení projektu přináší řadu výhod, včetně těchto.
- zefektivnění rozhodování prostřednictvím zastřešujícího pohledu na rizika všech projektů.
- Efektivní stanovení priorit zdrojů, aby nedocházelo k jejich plýtvání.
- Sladění projektů se strategickými cíli organizace.
- Zvýšení agility a flexibility přizpůsobením se změnám a nepředvídaným událostem.
- Zvýšení důvěry zainteresovaných stran prokázáním proaktivního přístupu k řešení nejistoty.
Pochopením celkového dopadu rizik na projekty mohou projektoví manažeři přijímat informovaná rozhodnutí s cílem zmírnit negativní dopady a zároveň využít příležitostí, které mohou vzniknout v důsledku vzájemně souvisejících rizik.
4 kroky k měření rizik v portfoliu projektů
Řízení rizik vyžaduje metodu a strategii. Zde jsou 4 kroky, které doporučujeme pro zahájení měření rizika ve vašem portfoliu.
1. Identifikace rizik
Abyste mohli začít, musíte pochopit potenciální rizika, která by mohla ovlivnit vaše portfolio. To zahrnuje přezkoumání každého projektu v portfoliu a posouzení aspektů, jako je složitost, technologické výzvy, dynamika trhu a dostupnost zdrojů. Promluvte si s příslušnými zúčastněnými stranami, členy týmu a odborníky, abyste získali hloubkovou analýzu a porozumění projektu. V této fázi použijte nástroje, jako je analýza SWOT.
2. Pochopení a analýza rizik
Jakmile jsou rizika spojená s projekty a portfoliem jako celkem pochopena, je třeba je analyzovat. To znamená pochopit pravděpodobnost každého rizika a jeho dopad na portfolio. Zde lze použít různé metody, například simulace nebo kvalitativní hodnocení.
3 Vypracování akčního plánu
Nyní je čas zabývat se riziky. Akční plán by měl zahrnovat konkrétní kroky ke snížení pravděpodobnosti výskytu negativních rizik nebo způsoby reakce v případě jejich výskytu. Tato fáze zahrnuje také identifikaci příležitostí, které mohou určitá rizika představovat. Je důležité, aby byl tento plán realistický a dosažitelný. Tato fáze zahrnuje také přidělení odpovědností a zdrojů pro realizaci taktiky řízení rizik.
4. Sledování a řízení rizik
Řízení rizik není jednorázová činnost. Rizika budete muset sledovat a řídit v průběhu času, včetně jejich identifikace, přehodnocování dopadu a pravděpodobnosti v čase a případné úpravy strategií. Zavedení tohoto kroku umožňuje organizacím sledovat a chápat úroveň rizik a přizpůsobovat se novým výzvám a změnám v portfoliu.
Využití pondělního řízení práce k řízení portfoliového rizika
Práce Managing Monday je ideálním nástrojem, který pomáhá společnostem řídit portfoliová rizika díky své flexibilitě a schopnosti poskytovat přehled na vysoké úrovni.
Po konfiguraci řídicích panelů přiřazených k různým projektům mohou manažeři vytvářet řídicí panely a hlavní řídicí panely, které propojují všechny projekty a poskytují pohled na portfolio z ptačí perspektivy. To je klíčové pro manažery týmů, kteří chtějí mít přehled o tom, jaké projekty jsou v daném okamžiku v realizaci, v jakém jsou stavu, kde jsou úzká místa a další.
Přizpůsobené řídicí panely také umožňují managementu porozumět ziskovosti a celkovému stavu projektových portfolií.
Samozřejmě nelze zapomenout na naši šablonu pro správu portfolia. Tato šablona umožňuje organizacím plánovat, sledovat a řídit své projekty (bez ohledu na jejich složitost) pomocí různých předem nakonfigurovaných zobrazení.
Dalším důležitým prvkem pro pochopení rizik projektu je automatizace. Automatizace umožňují projektovým manažerům automaticky dostávat upozornění na různé stavy projektu, zpožděné termíny, schvalování a další.
Vzdejte se zbytečného rizika ve svém portfoliu ještě dnes
Řízení portfoliových rizik je nezbytné pro každého, kdo chce držet krok s dnešním rychle se měnícím světem podnikání. Získáním uceleného pohledu na portfolio projektů získávají manažeři výhodu, že chápou silné a slabé stránky svého týmu a mohou postupovat vpřed bez (nebo s minimem) překvapení.
Díky více než 72 dostupným integracím a 27 různým pohledům vám Monday Work Management pomůže snadno a názorně získat přehled o rizicích vašeho portfolia, abyste mohli v případě potřeby včas jednat.
